Datenschutzhinweise zu Online-Events

Mit diesen Datenschutzhinweisen informieren wir Sie (im nachfolgenden Text auch als „Nutzer“ oder „betroffene Person“ angesprochen) in allgemeiner Weise über die Datenverarbeitung im Rahmen unserer Online-Events.

Die Galileo Global Education Germany GmbH bzw. die Macromedia GmbH erhebt, verarbeitet und nutzt Ihre personenbezogenen Daten unter Beachtung der Vorschriften der Datenschutz-Grundverordnung („DS-GVO“) sowie des Bundesdatenschutzgesetzes („BDSG“).

 

1. Die für die Datenverarbeitung Verantwortlichen sind die

Galileo Global Education Germany GmbH bzw. die Macromedia GmbH, Sandstraße 9, 80335 München.

Den Datenschutzbeauftragten der Macromedia GmbH und der Galileo Global Education Germany GmbH erreichen Sie per E-Mail unter datenschutz@gge-germany.de.

 

2. Kategorien von personenbezogenen Daten

Personenbezogene Daten sind Informationen, die dazu genutzt werden können, persönliche oder sachliche Verhältnisse über Sie zu erfahren, wie Name, Adresse, Telefonnummer oder E-Mail-Adresse. Informationen, mit denen wir keinen Bezug zu Ihrer Person herstellen können, sind grundsätzlich keine personenbezogenen Daten.

Folgende Kategorien von Daten werden im Rahmen der Durchführung der Online-Events von uns verarbeitet (im Folgenden die „Daten“):

  • Bestandsdaten (z.B. Namen, Adressen, Funktionen, Geburtsort, -land, -datum, Organisationszugehörigkeit etc.);
  • Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefon-/Faxnummer etc.);
  • Inhaltsdaten (z.B. Texteingaben, Bilddateien, Videos etc.);
  • Studienrelevante Daten (z.B. Zeugnisse, Lebenslauf, Kurse, Prüfungen)
  • Meeting-Metadaten (z.B. Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen)

 

3. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für Zwecke der Teilnahme an Online-Events wie beispielsweise

  • Events für Bewerber und Studierende wie z.B.
    • Vertriebspräsentationen (Vorstellung der Hochschule und des Studienangebots),
    • Einführungstage (Informationen zum Studienbeginn für alle Erstsemester),
    • International Days (Informationen bzgl. des Auslandssemesters),
    • Career Days (Informationen zum Praktikum und Karrieremöglichkeiten),
    • Absolvien (Abschlussveranstaltungen für Bachelor- / Master-Absolventen)
  • Events der Lehre wie z.B.
    • Symposien (z.B. internationale Expertendiskussionen zu diversen aktuellen Themen der Lehre),
  • Firmeninterne Events wie z.B.
    • standortübergreifende Veranstaltungen der Lehre (z.B. Fakultätsratstreffen)
    • Weihnachtsfeiern und sonstige Feiern

genutzt.

Ihre personenbezogenen Daten werden ausschließlich für Zwecke der Vertragsdurchführung, der Einhaltung gesetzlicher Vorschriften sowie zu Beratungs- und Betreuungszwecken genutzt bzw. verarbeitet.

Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung ist Art 6 Abs. 1 Satz 1 lit. b) DSGVO: die Verarbeitung ist für die Erfüllung eines Vertrags, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen.

 

4. Empfänger bzw. Kategorien von Empfängern von personenbezogenen Daten

Sofern wir im Rahmen unserer Verarbeitung Daten anderen Personen und Unternehmen wie Webhostern, Auftragsverarbeitern oder Dritten offenbaren, sie an diese übermitteln oder ihnen sonst Zugriff auf die Daten gewähren, erfolgt dies auf Grundlage einer gesetzlichen Erlaubnis (z.B. wenn eine Übermittlung der Daten an Dritte gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b DS-GVO zur Vertragserfüllung erforderlich ist), wenn die Betroffenen eingewilligt haben oder eine rechtliche Verpflichtung dies vorsieht. Insbesondere zählen hierzu Unternehmen, Partneruniversitäten und Eventteilnehmer.

 

5. Zusammenarbeit mit Auftragsverarbeitern

Wie bei jedem größeren Unternehmen, setzen auch wir zur Abwicklung unseres Geschäftsverkehrs externe in- und ausländische Dienstleister ein (z.B. für die Bereiche IT, Telekommunikation, Vertrieb, Marketing).

Sofern personenbezogene Daten von Ihnen durch uns an unsere Tochtergesellschaften weitergegeben werden oder von unseren Tochtergesellschaften an uns weitergegeben werden (zum Beispiel zu werblichen Zwecken), geschieht dies aufgrund von bestehenden Auftragsverarbeitungsverhältnissen.

 

6. Übermittlungen an Dritte

Personenbezogene Daten werden an Dritte übermittelt, wenn

  • nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. a) DSGVO durch die betroffene Person ausdrücklich dazu eingewilligt wurde,
  • die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. f) DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass die betroffene Person ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe ihrer Daten hat,
  • für die Datenübermittlung nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. c) DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht, und/oder
  • dies nach Art. 6 Abs. 1 Satz 1 Buchst. b) DSGVO für die Erfüllung eines Vertragsverhältnisses mit der betroffenen Person erforderlich ist.

In anderen Fällen werden personenbezogene Daten nicht an Dritte weitergegeben.

 

7. Übermittlung an Drittländer

Wir übermitteln Ihre Daten nicht an Drittländer. Sofern wir Daten an ein Drittland (d.h. außerhalb der Europäischen Union (EU) oder des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR)) im Rahmen der Inanspruchnahme von Diensten Dritter oder Offenlegung, bzw. Übermittlung von Daten an Dritte übermitteln, erfolgt dies nur, wenn es zur Erfüllung unserer (vor-)vertraglichen Pflichten, auf Grundlage Ihrer Einwilligung, aufgrund einer rechtlichen Verpflichtung oder auf Grundlage unserer berechtigten Interessen geschieht. Vorbehaltlich gesetzlicher oder vertraglicher Erlaubnisse, verar-beiten wir oder lassen wir die Daten in einem Drittland nur beim Vorliegen der besonderen Voraus-setzungen der Art. 44 ff. DSGVO verarbeiten, d.h. die Verarbeitung erfolgt z.B. auf Grundlage be-sonderer Garantien, wie der offiziell anerkannten Feststellung eines der EU entsprechenden Daten-schutzniveaus oder Beachtung offiziell anerkannter spezieller vertraglicher Verpflichtungen (so genannte „Standardvertragsklauseln“).

 

8. Dauer der Speicherung personenbezogener Daten

Das Kriterium für die Dauer der Speicherung von personenbezogenen Daten ist die jeweilige gesetz-liche Aufbewahrungsfrist. Nach Ablauf der Frist werden die entsprechenden Daten gelöscht, sofern sie nicht mehr zur Zweckerreichung, Vertragserfüllung oder Vertragsanbahnung erforderlich sind.

 

9. Ihre Rechte

Als durch die Datenverarbeitung betroffene Person stehen Ihnen folgende Rechte zu:

  • Gemäß Art. 7 Abs. 3 DS-GVO kann die einmal erteilte Einwilligung jederzeit uns gegenüber widerrufen werden.
  • Gemäß Art. 15 DS-GVO können Sie Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorie von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die Herkunft der Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • gemäß Art. 16 DS-GVO können Sie unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen;
  • gemäß Art. 17 DS-GVO können Sie die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen, soweit nicht die Verarbeitung z.B. zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist;
  • gemäß Art. 18 DS-GVO können Sie die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie sie jedoch zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder für den Fall, dass Sie gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • gemäß Art. 20 DS-GVO können Sie bei Vorliegen der dortigen Voraussetzungen verlangen, Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen verlangen und
  • gemäß Art. 77 DS-GVO können Sie sich bei einer Aufsichtsbehörde beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Unternehmenssitzes wenden.

Beim Auskunftsrecht und beim Löschungsrecht gelten die Einschränkungen der §§ 34 und 35 BDSG. Eine Verarbeitung wäre selbst nach Widerspruch gem. Art. 21 DS-GVO möglich, wenn wir zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die die Interessen, Rechte und Freiheiten der betroffenen Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

Zur Ausübung der vorbeschriebenen Rechte wenden Sie sich bitte schriftlich an unsere Geschäftsadresse oder an unseren Datenschutzbeauftragen unter der folgenden E-Mail: datenschutz@gge-germany.

 

10. Widerspruchsrecht

Sofern Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DS-GVO verarbeitet werden, haben Sie das Recht, gemäß Art. 21 DS-GVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten einzulegen, soweit dafür Gründe vorliegen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben.

Möchten Sie von Ihrem Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@gge-germany.de.

 

11. Hopin

a) Zur Durchführung unserer Online-Events (siehe Punkt 3) bedienen wir uns der Online-Plattform Hopin.

Hopin-Events sind so aufgebaut, dass Sie virtuell an einem Event / einer Messe teilnehmen.

Je nach Event schalten wir unterschiedliche Funktionen frei:

  1. Rezeption: Dies ist das virtuelle Foyer der Veranstaltung. Hier finden Sie allgemeine Informationen zum Ablauf der virtuellen Veranstaltung. Zudem haben Sie einen direkten Blick auf den derzeitigen Programmpunkt.
  2. Bühne: Hier finden die Events statt, die wir live übertragen. Im Programm sind das die Veranstaltungen, die auf der „Stage/Bühne“ stattfinden. Für Sie als Teilnehmer besteht hierbei die Möglichkeit über den Chat mit dem Speaker zu interagieren. Sie können die Bühne jedoch nicht selbst betreten, bzw. sich mit Kamera und Audio aktiv schalten.
  3. Sessions: Hier sind die Sessions der Veranstaltung gelistet. Sie können Sessions gegebenenfalls aktiv beitreten und ihr Audio/Video teilen (optional) oder per Chat mit den anderen Session-Teilnehmern in Kontakt treten. Einige Sessions werden ggf. aufgezeichnet (nur Audio + Video).
  4. Netzwerken: Lernen Sie andere Teilnehmer kennen. Nach dem Zufallsprinzip werden Sie gematcht und können bis zu 3 Minuten miteinander plaudern.
  5. Chat: Das Seitenmenü inkl. Chat ist immer aktiv. Es gibt zwei verschiedene Chatbereiche, sobald Sie die Bühne, eine Session oder einen Ausstellerbereich betreten. Zum einen gibt es einen Chat für die jeweilige Area, in der Sie sich aufhalten. Zum anderen gibt es den globalen Veranstaltungschat, der dauerhaft für Event-Teilnehmer sichtbar ist. Sie können zwischen den Chatbereichen beliebig hin und herspringen.
  6. Besucherzahl: Durch die Zahl neben dem grünen Punkt können Sie sehen, wie viele Gäste die Veranstaltung derzeit besuchen.
  7. Benachrichtigungen: Sollten Sie neue Benachrichtigungen erhalten, so erscheint ein roter Punkt neben dem „Glocken“-Symbol.
  8. Profil: Hier können Sie Ihr Profil personalisieren. Füllen Sie die Daten aus, um während der Veranstaltung Ihre „Visitenkarte“ mit anderen Besuchern teilen zu können. Laden Sie gerne ein Foto hoch, damit die virtuelle Veranstaltung etwas persönlicher wird.
  9. Chatfunktion: Sie können mit anderen Teilnehmern private Video- und Textchats führen. Diese sind dann für andere Teilnehmer nicht hörbar und sichtbar. Suchen Sie hierfür in der Teilnehmerübersicht den entsprechenden Namen und klicken die Person an. Es öffnet sich ein privates 1:1- Chatfenster mit dem Button „Zum Video Anruf einladen“. Im Chatfenster erscheint ein Link, der von beiden Teilnehmern geklickt werden muss. Ein privates Videotelefonie-Fenster öffnet sich. Sollten Sie von anderen Teilnehmern per Privatnachricht kontaktiert worden sein, so erscheint ein roter Punkt neben dem „Brief“-Symbol. Hinweis: Der Link, welcher für einen 1:1-Videochat erstellt wird, kann ebenfalls an andere Teilnehmer gesendet werden. So können 5 Teilnehmer gemeinsam und losgelöst von den öffentlichen Sessions sprechen. Dieser Raum ist für andere Teilnehmer nicht hörbar und sichtbar.
  10. Expo: Im Rahmen der Expo stellen sich Unternehmen vor. Sie können allgemeine Informationen erhalten, oftmals ist der Stand „live“ besetzt und Sie können per Chat oder Audio-/Videofunktion mit dem Standinhaber in Kontakt treten.

b) Um an unseren Events über Hopin teilnehmen zu können, ist es notwendig, dass ein Benutzerkonto für die verwendete Online-Plattform angelegt wird. Ein Benutzerkonto ist notwendig, um an virtuellen Konferenzen/Veranstaltungen teilzunehmen. Diese Daten werden zur ordnungsgemäßen Durchführung der digitalen Konferenz/Veranstaltung benötigt. Daten, die Sie im Rahmen der Online-Eventteilnahme an uns weitergeben, geben wir nicht an Hopin weiter (vgl. Punkte 5 – 8 dieser Hinweise). Hopin verarbeitet Ihre Daten eigenverantwortlich. Nach Angaben von Hopin werden folgende personenbezogene Daten im Rahmen des Registrierungsprozesses abgefragt:

Vorname, Nachname, E-Mailadresse.

Sie haben jederzeit die Möglichkeit, Ihren Hopin-Account selbstständig zu löschen bzw. zu verwalten. Hierfür gelten die Nutzungsbedingungen von Hopin: https://hopin.com/terms

Die Datenschutzhinweise zu Hopin finden Sie hier: https://hopin.com/privacy

 

12. Einbindung von Drittinhalten

Auf der Eventplattform befinden sich sog. Hyperlinks zu Webseiten anderer Anbieter. Bei der Aktivierung dieser Links werden Sie von unserer Webseite direkt auf die Webseite anderer Anbieter weitergeleitet. Sie erkennen dies u. a. am Wechsel der URL.

Wir können keine Verantwortung für den Umgang dieser Anbieter mit Ihren Daten auf diesen externen Webseiten übernehmen, da wir keinen Einfluss darauf haben, wie diese Anbieter mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen. Hierüber informieren Sie sich bitte direkt auf den Webseiten der jeweiligen Anbieter.

 

13. Stand und Aktualisierung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung hat den Stand vom 27. Mai 2021. Wir behalten uns vor, die Datenschutzerklärung zu gegebener Zeit zu aktualisieren, um den Datenschutz zu verbessern und/oder an geänderte Behördenpraxis oder Rechtsprechung anzupassen.

Der besseren Lesbarkeit halber wird auf die Erwähnung aller denkbaren Geschlechter verzichtet. Bei der Verwendung einer Form sind stets auch alle anderen nur denkbaren Geschlechter mit umfasst (m, w, d, q etc.).